Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Michael Dschafarow
Prozura — KI-Integration und Prozessautomatisierung
Pommernstr. 18
71701 Schwieberdingen
Deutschland
E-Mail: hallo@prozura.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 BDSG nicht vorliegen.

2. Geltungsbereich

Die Abschnitte 3 bis 8 gelten für den Besuch dieser Website. Abschnitt 9 gilt für die Prozura Zentrale, also für das Produkt, das Kundinnen und Kunden nach gesonderter Einrichtung mit eigenen Zugangsdaten nutzen. Die Abschnitte 10 bis 15 gelten für beides.

Für Automatisierungsprojekte, die im Auftrag von Kundinnen und Kunden umgesetzt werden, sowie für die Nutzung der Prozura Zentrale gelten ergänzend gesonderte Vereinbarungen — insbesondere ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der vor Projektbeginn beziehungsweise vor der Freischaltung geschlossen wird. Diese Erklärung ersetzt ihn nicht; sie beschreibt die Verarbeitung, der Vertrag regelt sie verbindlich.

Die vertraglichen Bedingungen der Prozura Zentrale stehen in den Nutzungsbedingungen.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf Servern in Deutschland betrieben:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Server erhebt bei jedem Aufruf automatisch Daten, die Ihr Browser übermittelt, und speichert sie in sogenannten Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und Adresse der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge und Meldung über den Erfolg des Abrufs
• Browsertyp und dessen Version, Betriebssystem
• die zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern Ihr Browser sie übermittelt

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität zu sichern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt, ebenso wenig eine Auswertung zu Werbezwecken.

Speicherdauer: 7 Tage, danach werden die Logfiles automatisch gelöscht.

4. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und speichert nichts im Speicher Ihres Browsers (weder Local Storage noch Session Storage). Es kommen keine Analyse-Werkzeuge, keine Reichweitenmessung, keine Werbenetzwerke und keine Social-Media-Plugins zum Einsatz. Ein Cookie-Banner ist deshalb weder nötig noch vorhanden.

5. Keine Einbindung fremder Server

Sämtliche Bestandteile der Seite — Schriftarten, Bilder, Stylesheet und Skript — werden vom selben Server ausgeliefert wie die Seite selbst. Insbesondere werden keine Schriften von Google Fonts oder einem anderen Anbieter nachgeladen; die verwendeten Schriften Manrope und Inter liegen lokal auf dem Server. Ihr Browser baut dadurch keine Verbindung zu Dritten auf, und Ihre IP-Adresse wird an Dritte nicht übermittelt.

Technisch abgesichert ist das zusätzlich über eine Content Security Policy, die dem Browser Verbindungen zu fremden Servern untersagt. Erlaubt ist genau eine Ausnahme: n8n.prozura.de, über die das Kontaktformular läuft. Dieser Dienst läuft auf demselben Server in Deutschland und wird von mir selbst betrieben — er gehört keinem Dritten.

6. Das Kontaktformular

Wenn Sie das Formular auf der Startseite abschicken, werden die eingegebenen Daten an meinen eigenen Automatisierungsdienst unter n8n.prozura.de übertragen. Dieser läuft auf demselben Server in Deutschland wie diese Website. Ein Dritter ist daran nicht beteiligt.

Übertragen werden:

• Ihr Name
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummer
• der Inhalt Ihrer Nachricht
• die im Alltags-Check angehakten Punkte, sofern Sie welche gewählt haben
• Ihre Bestätigung dieser Datenschutzerklärung

Aus diesen Angaben entstehen zwei E-Mails: eine Benachrichtigung an mich und, kurz darauf, eine automatische Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene Adresse. Die Bestätigung enthält keine Werbung; sie sagt Ihnen nur, dass Ihre Anfrage angekommen ist und wann Sie mit einer Antwort rechnen können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da Ihre Anfrage auf die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses gerichtet ist. Ohne diese Angaben kann ich Ihre Anfrage nicht beantworten; die Angabe ist freiwillig, aber für eine Antwort erforderlich.

Speicherdauer: Die Anfrage wird gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Im Automatisierungsdienst selbst werden die Daten nach der Weiterleitung nicht dauerhaft vorgehalten.

Wenn die Übertragung scheitert, zeigt Ihnen die Seite einen Hinweis und bietet an, dieselbe Nachricht über Ihr eigenes E-Mail-Programm zu senden. In diesem Fall verlässt nichts Ihr Gerät, bevor Sie die E-Mail dort selbst abschicken.

Schutz vor automatisierten Einsendungen: Das Formular enthält ein für Sie unsichtbares Feld, das nur von Programmen ausgefüllt wird. Ist es belegt, wird die Einsendung verworfen. Es findet dabei keine Auswertung Ihres Verhaltens statt, und es wird kein Dienst eines Dritten eingebunden.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie mir statt über das Formular direkt eine E-Mail schreiben, verarbeite ich die darin enthaltenen Angaben — Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht — ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Nachricht auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Speicherdauer: Ihre Nachricht wird gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen können eine längere Speicherung erfordern.

E-Mail-Postfach: Die Postfächer zu prozura.de werden bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin, auf Servern in Deutschland betrieben. Auch die Bestätigungs- und Benachrichtigungsmails aus dem Kontaktformular werden über diesen Anbieter versendet. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bitte beachten Sie, dass der Inhalt einer gewöhnlichen E-Mail auf dem Transportweg unter Umständen mitgelesen werden kann. Für vertrauliche Unterlagen sage ich Ihnen gerne einen anderen Übertragungsweg zu.

8. Der Alltags-Check auf der Startseite

Auf der Startseite können Sie ankreuzen, welche Aufgaben Sie im Alltag belasten. Diese Auswahl bleibt vollständig in Ihrem Browser: Sie wird weder übertragen noch gespeichert und ist verschwunden, sobald Sie die Seite verlassen oder neu laden. Sie dient allein dazu, Ihnen weiter unten passende Inhalte und einen vorbereiteten Nachrichtentext anzuzeigen.

9. Die Prozura Zentrale

Die Prozura Zentrale ist der Dienst, mit dem Kundinnen und Kunden ihren Posteingang und ihre Termine automatisiert vorbereiten lassen. Sie ist nicht Teil dieser Website: Sie erreichen sie erst nach ausdrücklicher Einrichtung und nur mit eigenen Zugangsdaten. Wer diese Website lediglich liest, löst hier nichts aus.

9.1 Wer wofür verantwortlich ist

Diese Rollenverteilung ist der wichtigste Punkt des Abschnitts, weil sie bestimmt, an wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden:

• Verantwortlicher für die in der Zentrale verarbeiteten Inhalte ist die Kundin oder der Kunde, deren Postfach und Kalender angebunden sind. Sie oder er entscheidet über Zwecke und Mittel.
• Ich werde als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig, streng weisungsgebunden auf Grundlage eines vor der Freischaltung geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.

Praktische Folge: Wenn Sie jemandem geschrieben haben, der die Zentrale einsetzt, und Auskunft oder Löschung verlangen möchten, richten Sie das Anliegen an diese Person — nicht an mich. Erreicht mich eine solche Anfrage dennoch, leite ich sie an die verantwortliche Stelle weiter und teile Ihnen das mit.

9.2 Welche Daten verarbeitet werden

E-Mails. Aus dem angebundenen Postfach werden die eingehenden und — soweit für die Bearbeitung erforderlich — die ausgehenden Nachrichten verarbeitet:

• Absender, Empfänger und weitere Adressfelder
• Betreff und vollständiger Nachrichtentext
• Anhänge (etwa Rechnungen, Gutachten, Formulare, Bilder) einschließlich ihres Inhalts
• technische Kopfzeilen wie Zeitstempel, Nachrichtenkennung und Zuordnung zum Gesprächsverlauf

Diese Nachrichten können personenbezogene Daten Dritter enthalten — nämlich der Personen, die dem Kunden schreiben. Auch diese Daten unterliegen dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Kalenderdaten. Nur wenn ein Google-Konto verbunden wurde, und nur im Umfang der dabei erteilten Freigabe:

• aus den eigenen Kalendern des Kunden: Titel, Beginn und Ende, Ort, Beschreibung und Teilnehmer eines Termins
• aus fremden Kalendern — also Terminen anderer Personen, die dem Kunden zur Einsicht freigegeben sind — ausschließlich die Zeitfenster, das heißt „belegt“ oder „frei“ mit Beginn und Ende. Titel, Beschreibungen, Orte, Teilnehmer und sonstige Inhalte fremder Termine werden nicht abgerufen, nicht gespeichert und nicht an die KI übergeben. Die Zentrale erfährt, dass jemand am Dienstag von 10 bis 11 Uhr keine Zeit hat, aber nicht, womit diese Stunde belegt ist.

Zugangs- und Stammdaten. Name und E-Mail-Adresse der nutzenden Person, die gewählte Konfiguration sowie die Zugriffsschlüssel („Token“) der verbundenen Konten. Zugriffsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert.

Protokolldaten. Zeitpunkt und Ergebnis der einzelnen Verarbeitungsschritte, damit Fehler nachvollziehbar bleiben und Sie belegen können, was wann geschehen ist.

9.3 Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient allein dazu, die vertraglich vereinbarte Leistung zu erbringen: eingehende Nachrichten zu sichten, einzuordnen und zusammenzufassen, Antwortentwürfe vorzubereiten, Fristen und Aufgaben zu erkennen sowie Terminvorschläge zu ermitteln, die zu den freien Zeitfenstern passen. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken — insbesondere zu Werbung, Profilbildung, Weiterverkauf oder statistischer Auswertung über den Kunden hinaus — findet nicht statt.

9.4 Rechtsgrundlage

Im Verhältnis zwischen mir und der Kundin oder dem Kunden ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig, da die Verarbeitung der Erfüllung des Nutzungsvertrags dient; die Verarbeitung im Auftrag richtet sich nach Art. 28 DSGVO. Für die Inhalte, die Dritte betreffen, ist der Kunde als Verantwortlicher zuständig; seine Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die eigene Korrespondenz und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die effiziente Bearbeitung des Posteingangs.

Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet — etwa Gesundheitsdaten in einer Arztpraxis — oder unterliegt die Kundin oder der Kunde einer Schweigepflicht nach § 203 StGB, wird das vor der Freischaltung gesondert geregelt. Dazu gehören eine Verpflichtung auf das Berufsgeheimnis nach § 203 Abs. 4 StGB und, soweit erforderlich, die Einschränkung des Funktionsumfangs.

9.5 Speicherort

Die Zentrale läuft auf denselben Servern in Deutschland wie diese Website (Hetzner Online GmbH, siehe Abschnitt 3). E-Mail-Inhalte, Anhänge, Kalenderdaten und Protokolle werden ausschließlich dort gespeichert. Eine Speicherung außerhalb Deutschlands findet nicht statt; für die KI-Verarbeitung gilt der folgende Unterabschnitt.

9.6 KI-Verarbeitung durch OpenAI

Für das Verstehen und Zusammenfassen von Texten setzt die Zentrale Sprachmodelle von OpenAI ein. Zu diesem Zweck werden die jeweils benötigten Inhalte — insbesondere Nachrichtentext, relevante Anhänge und die freien Zeitfenster — über die Programmierschnittstelle (API) an OpenAI übermittelt und dort für die Dauer der Anfrage verarbeitet.

[OpenAI-Vertragspartner eintragen, für Kunden im EWR regelmäßig: OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland]

• Kein Training: Über die API übermittelte Daten werden nach den Geschäftsbedingungen von OpenAI nicht zum Training der Modelle verwendet. Das ist vertraglich zugesichert und nicht bloß eine Einstellung, die versehentlich umgeschaltet werden könnte.
• Auftragsverarbeitung: Mit OpenAI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Data Processing Addendum).
• Verarbeitungsregion: [Region eintragen — bei gebuchter EU-Datenresidenz: Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union. Andernfalls: Verarbeitung auch in den USA.]
• Bei Verarbeitung außerhalb der EU: Die Übermittlung stützt sich auf [Rechtsgrundlage eintragen — Angemessenheitsbeschluss EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger zertifiziert ist, andernfalls Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst Folgenabschätzung]. Trifft dieser Fall nicht zu, ist dieser Punkt zu streichen.
• Speicherdauer bei OpenAI: Anfragedaten werden dort nach den vertraglichen Zusagen für einen begrenzten Zeitraum von bis zu [Aufbewahrungsfrist laut OpenAI-Vertrag eintragen, üblich sind 30 Tage] zur Missbrauchserkennung vorgehalten und danach gelöscht. Eine dauerhafte Speicherung findet nicht statt.

Auf Wunsch lässt sich der Funktionsumfang so einschränken, dass besonders sensible Postfächer oder Ordner von der KI-Verarbeitung ausgenommen sind.

9.7 Verbindung eines Google-Kontos

Die Kalenderfunktion setzt voraus, dass die Kundin oder der Kunde ein Google-Konto ausdrücklich verbindet. Das geschieht über das Standardverfahren von Google (OAuth); ein Passwort erfahre ich dabei zu keinem Zeitpunkt. Angefordert wird nur die Berechtigung, die für die vereinbarte Funktion nötig ist.

Die Verbindung kann jederzeit gelöst werden — in der Zentrale selbst oder in den Sicherheitseinstellungen des Google-Kontos. Danach ist kein Zugriff mehr möglich; die zugehörigen Zugriffsschlüssel werden gelöscht. Für die Verarbeitung innerhalb des Google-Kontos selbst ist Google verantwortlich, nicht ich.

9.8 Speicherdauer und Löschung

• Verarbeitete Inhalte — Nachrichten, Anhänge und Kalenderdaten — werden für die Dauer des Vertrags vorgehalten, weil die Zentrale sonst frühere Vorgänge nicht mehr einordnen könnte.
• Protokolldaten werden nach 90 Tagen gelöscht.
• Bei Vertragsende gilt eine Karenzzeit von 30 Tagen: In dieser Zeit können die Daten noch herausgegeben werden. Danach werden alle Inhalts- und Zugangsdaten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Auf Wunsch bestätige ich die Löschung in Textform.

Unabhängig davon kann die Löschung jederzeit verlangt werden; Weisungen des Kunden gehen den vorstehenden Fristen vor.

10. Auftragsverarbeiter und Empfänger der Daten

Ein Verkauf von Daten findet nicht statt, und es gibt keine Weitergabe zu Werbezwecken. Eingeschaltet sind ausschließlich die folgenden Dienstleister, die weisungsgebunden und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO tätig werden:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen — Betrieb der Server für diese Website und für die Prozura Zentrale. Standort: Deutschland.
• STRATO AG, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin — Betrieb der E-Mail-Postfächer und Versand der Nachrichten aus dem Kontaktformular. Standort: Deutschland.
• OpenAI (Vertragspartner siehe Abschnitt 9.6) — Sprachverarbeitung ausschließlich innerhalb der Prozura Zentrale. Standort: siehe Abschnitt 9.6.

Für diese Website gilt unverändert: Es findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union statt. Beim bloßen Besuch dieser Seite ist OpenAI zu keinem Zeitpunkt beteiligt.

Darüber hinaus werden Daten nur weitergegeben, soweit ich dazu gesetzlich verpflichtet bin oder es zur Durchsetzung von Rechten erforderlich ist — etwa gegenüber Steuerberatung, Behörden oder Gerichten im gesetzlich vorgesehenen Rahmen.

11. Ihre Rechte

Sie haben mir gegenüber jederzeit die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft darüber, ob und welche Daten ich verarbeite (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)

Für die Ausübung genügt eine formlose Nachricht an hallo@prozura.de. Kosten entstehen Ihnen dadurch nicht.

Bei Daten aus der Prozura Zentrale wenden Sie sich bitte an die Kundin oder den Kunden, in deren Auftrag die Verarbeitung erfolgt — die Gründe stehen in Abschnitt 9.1. Ich unterstütze die verantwortliche Stelle vertraglich dabei, Ihre Rechte fristgerecht zu erfüllen.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO das Recht zu, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
baden-wuerttemberg.datenschutz.de

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet auf dieser Website nicht statt. Die auf der Startseite gezeigten Abläufe sind Veranschaulichungen; sie verarbeiten keine Daten über Sie.

Auch in der Prozura Zentrale ergeht keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung allein aufgrund automatisierter Verarbeitung. Die Zentrale bereitet vor — sie sortiert, fasst zusammen und schlägt Antworten und Termine vor. Die Entscheidung darüber, was tatsächlich versendet oder zugesagt wird, trifft ein Mensch.

14. Verschlüsselung

Diese Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS/TLS) ausgeliefert. Sie erkennen das am Schlosssymbol in der Adresszeile Ihres Browsers. Die Inhalte, die Sie abrufen, sind dadurch für Dritte nicht mitlesbar.

15. Änderungen dieser Erklärung

Ich passe diese Erklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung ändert — auf dieser Website oder in der Prozura Zentrale, etwa weil eine neue Funktion hinzukommt oder ein Dienstleister wechselt. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets hier abrufbar; das Datum oben nennt den Stand. Bestehende Kundinnen und Kunden informiere ich über wesentliche Änderungen zusätzlich in Textform.